Dokumendihaldur

Dokumendihaldur on laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest ning arhiivitööst.

Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimine.

Kutsekirjeldus

Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, dokumendihaldussüsteemi toimimise tagamine, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusealaste koolituste korraldamine ja erialane nõustamine.

Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised.

Varasematel aegadel on dokumendihaldureid nimetatud sekretäriks või asjaajajaks. Lisaks neile oli paljudel asutustel oma arhivaar. Selle klassikalise tööjaotuse korral tegeles sekretär valdavalt asjaajamises olnud üksikdokumentidega (neid vormistades, registreerides, edastades jne) ja arhivaari ülesandeks oli hallata asutuse vanemaid dokumente – asutuse arhiivi.

Seoses elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide levikuga toimub muutusi vanas klassikalises dokumendihalduse tööjaotuses. Dokumentide hulga plahvatuslik kasv muudab paratamatuks, et dokumentide haldamisel osaleb varasemast palju laiem töötajate ring. Tegelikult saavad paljud töötajad õigusi, mida neil varem ei olnud – näiteks õiguse registreerida süsteemi uusi dokumente. Samuti süveneb dokumendihalduse personali spetsialiseerumine. Näiteks vajatakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis dokumendihaldurile lisaks süsteemihaldurit, kes tagab riist- ja tarkvara toimimise.

Kutsekvalifikatsioon

Dokumendihalduri erioskuste ja -teadmiste omandamine võimaldab spetsialiseerumist kitsamas valdkonnas, kus erialane tegevus nõuab spetsiaalseid infotehnoloogilisi ja dokumentatsioonialaseid teadmisi ja oskusi.

Dokumendihaldur IV kutsekvalifikatsiooni taotlemisel on nõutavad kutsestandardile vastavad teadmised ja oskused ning kõrgharidus.

Dokumendihaldur V kutsekvalifikatsiooni taotlemisel on nõutavad kutsestandardile vastavad teadmised ja oskused, kutsealane täiendkoolitus, kõrgharidus ja vähemalt kolmeaastane kutsealane töökogemus.

Vaata ka

• Dokumendihaldus
• Dokumendihaldurite Ühing

Välislingid

• MTÜ DOKUMENDIHALDURITE ÜHING koduleht
• Arhiivihalduse juhised, Rahvusarhiiv, vaadatud 01.07.2017
• Sekretär, Äripäev