Tööpakett

Tööpakett on projektijuhtimise tööriist. See on rühm omavahel seotud tööülesandeid, ühe kindla projekti raames. Neid peetakse ka suurema projekti alamprojektideks, kuna nad näivad eraldiseisvate, väiksemate projektidena. Tööülesanded rühmitatakse väiksemateks tööpakettideks, olenevalt geograafilisest piirkonnast, tehnoloogiast või ka tähtajast. Tööpakett on projekti tööülesannete kogum, mis

• moodustab praktilise terviku,
• omab selgeid eesmärke ja tulemeid,
• omab kindlat vastutajat ja täitjaid,
• omab ka ressursse ja ajalisi piire.

See teeb võimalikuks töö jaotamise segmentideks ja lubab mitmel meeskonnal üheaegselt sama ülesande kallal töötada.

Tööpaketi osad

Tööpaketi võtmeelemendid on

1. Konkreetsed eesmärgid
2. Tegevuste kirjeldus ja metoodika
3. Ajakava: realistlik, ajaühikuks kuu
4. „Verstapostid“(milestones) – mingiks ajaks määratud sündmus
5. Tulemid ja tulemused (outputs, deliverables)
6. Rollid ja vastutajad
7. Seosed teiste tööpakettidega

Rod Baxter, Value Generations Partnersi kaasasutaja, on öelnud: "Tööpakett on teatud mõttes miniprojekt". Tööpaketid sisaldavad kõiki neid elemente, mis on ka tavaprojektides: eelarvet, ressursse, inimesi, verstaposte ja ajagraafikuid.

Tööpakett ja WBS - tööde hierarhiline struktuur

Tööpakett on tihedalt seotud WBS-iga (tööde, ülesannete hierarhiline struktuur). Projekti edu sõltub suuresti sellest, kui tõhusalt on täidetud hierarhilisi tööülesandeid ja kuidas on määratletud tööpaketid – kas need on piisavalt kokkuvõtlikud ja teostatavad. Projektijuhid on tänapäeval üha enam hakanud kasutama ja hindama WBS-i. Projekti edukus võib täielikult sõltuda efektiivsest tööde hierarhilise struktuuri kasutamisest. Loodud on palju projektijuhtimise tööriistu, mis kasutavad WBS-i või selle osasid, samuti on mitmeid programme, mis aitavad projekti hallata.

Tööde hierarhilise struktuuri mõistet võib lahti seletada ka nii: teostamisele orienteeritud, hierarhiline ülesannete kogum, mida viib ellu projekti meeskond, et täita projektiga seotud eesmärke. See organiseerib ja määratleb terve projekti ulatuse. Iga järgnev aste esindab üha suureneva detailsusega projekti ülesandeid. WBS lahutatakse omakorda tööpakettideks."

Tööpaketid on WBS-i kõige väiksemad osakesed. Kasutades tööde hierarhilist jaotust, lahutatakse suur projekt väikesteks tükikesteks. Lahutamine toimub seni, kuni osakesed on piisavalt väikesed, et neid saaks kontrollida, nende hinda ja ajakasutust määrata. WBS-i kõige madalamal astmel on tööpaketid, mis sisaldavad teostatavate tööde kirjeldusi ja jälgimist. Neid võib hiljem kasutada planeerimise protsessi juures, kirjeldamaks tegevusi, eesmärke, verstaposte ja vahendeid, mida saab hinnata, jälgida ja kontrollida.

Tavaliselt on tööpakettidel oma eelarve ja ajakava. Need peaksid olema piisavalt väikesed, et üksikisikud või mõne osakonna töötajad saaksid töödega hakkama. Soovitavalt võiks tööpakettidel olla võimalikult lühike täitmise periood. Väiksema projekti tööpaketi teostatavus võiks olla umbes kaks nädalat. Suuremad projektid omakorda koosnevad tööpakettidest, mille kestus on pikem ja mida saab vastavalt teostada ja kontrollida. Projektijuht otsustab, mil määral oma projekti juures kasutada WBS-i ja tööpakette.

Tööpaketi tähtsus

Esmalt aitab tööde jaotamine väikesteks tükkideks, projekti paremini hallata, kontrollida ja teostada. Need peaksid kuuluma iga projekti juurde, sest:

• Tööpaketiga saab teha samaaegselt tööd erinevate projekti osadega
• Maksumust ja projektiga seotud tegevusi on lihtne kontrollida ja mõõta
• Aitab projektijuhil hinnata projekti väärtust ja progressi
• Meeskonna liikmetel on selge ülevaade oma rollidest ja ülesannetest
• Varakult jõutakse jälile vigadele ja hinnatakse riske

Kuidas luua tööpaketti

Suured projektid ja tööde hierarhilised jaotused võivad olla väga mahukad ja keerulised, seega, tuleks eriliselt tähelepanu pöörata toimivate tööpakettide loomisele:

• Need peaksid olema piisavalt väikesed, et nende maksumust ja ajakulu hinnata
• Projektijuht ja meeskonna liikmed peaksid jääma rahule tasemega, milleni on tööpaketiga jõutud
• Tööpaketid peaksid olema piisavalt väikesed, et neid saaks määrata ühele inimesele või rühmale ja hiljem hinnata sooritust
• Kehtib 8/80 reegel - ükski tööpakett ei peaks olema lühem kui 8 tundi ega pikem kui 80 tundi

Kuidas muutub tööpakett tegevuseks

Kuidas teha vahet tööpaketil ja lihtsalt tegevusel? Tegevust sõnastatakse harilikult mingi teona, näiteks: "Tee süüa!". Tööpaketil on aga kindel väljund või tulem. Lihtsalt tegevus ei aita kaasa mingi projekti süstemaatilisele valmimisele ega täida seatud eesmärke.