Vikipeedia

Infoaudit

Infoaudit (inglise keeles information audit) on protsess, mille eesmärk on tuvastada, hinnata ja hallata organisatsiooni inforessursse ning läbi selle hinnata vastavust organisatsiooni eesmärkidega.

Infoauditi käigus tehakse kindlaks, milliseid inforessursse ja teenuseid on organisatsioonil vaja oma eesmärkide saavutamiseks, kuidas toimib infovoog ning kas organisatsioonis on nõrgemaid kohti, mis vajavad parandamist.[1] Infoauditi tulemusel valmib täpne ülevaade organisatsiooni info olukorrast ning seeläbi on võimalik info planeerimise ja juhtimise kvaliteeti suurendada ning eemaldada puuduseid. Infoaudit on vahend, mida saab kasutada infovarade ja riskide haldamiseks.[2] Kuigi infoaudit on organisatsiooni info tõhusa juhtimise keskne osa, siis tegelikkuses ei ole see veel täielikult aktsepteeritud ega üldkasutatav.[3]

Infoauditi peamised eesmärgid on kindlaks teha, millised infovarad on organisatsioonis olemas ja millised võivad olla infovajadused ning millised on inforiskid.[2] Infoaudit loob või parandab organisatsioonis tõhusaid infotehnoloogilisi protsesse ja on vajalik, et kindlaks määrata infovarade väärtus, risk, funktsioon, hindamine ja kasulikkus organisatsoonides.[2]

Infoauditi areng

muuda

Varased infoauditid (1980. ja 1990. aastatel), mis keskendusid peamiselt dokumendihaldusele, olid inforesursside uuringud, mille tulemuseks olid inventuurid ehk nimekirjad sellest, mis informatsioon oli kättesaadav ning kellele.[3] Tehnoloogia arenguga muutus ka infoaudit keerulisemaks protsessiks, kuna organisatsioonides ja seadmetes on erinevaid info vorminguid ja struktuure ning muutunud on inimeste juurdepääsud ja kasutusviisid.

Ühtlasi on seda soodustanud elektrooniliste infotoodete ja -ressursside, sealhulgas Interneti kiire levik, info on muutunud oma paljudes vormides kõikjal kättesaadavaks.[4] Informatsioon on muutunud ettevõtete jaoks oluliseks ressursiks nende püüdlustes saavutada konkurentsieeliseid ja strateegilisi eeliseid. Infotehnoloogia ostu- ja hoolduskulud on olnud üks peamisi tegureid, mis on sundinud organisatsioone võtma vastu sihipärasema lähenemisviisi oma inforessursside haldamisele.[4] Seetõttu on infoaudit laiendanud oma kohaldamisulatust, liikudes raamatukogu- ja infoteaduste valdkonnast kaugemale ehk ettevõtte juhtimise operatiivmaailma.[5] Infoauditil on kolm peamist komponenti:

  1. Protsesside läbivaatamine ehk info toimingute analüüs ülesannete tasandil, mis hõlmab info loomist, juurdepääsu, kasutamist, edastamist, säilitamist; kognitiivseid protsesse ja seoseid teiste ülesannetega.  
  2. Infosisu läbivaatamine ehk tuvastatakse, mida hoitakse, mida on vaja, kuid mis ei ole kättesaadav, mis on kättesaadav, kuid millele ei ole võimalik ligi pääseda, kui seda on vaja; samuti hinnatakse selle sobivust eesmärgi saavutamiseks.
  3. Võimekus ja käitumine ehk tuvastatakse oskuste puudujäägid seoses info loomise, leidmise, edastamise, juurdepääsu, edastamise, kasutamise ja säilitamisega; rõhutatakse käitumist, mis mõjutab teabe tõhusat loomist, leidmist, edastamist, juurdepääsu, edastamist, kasutamist ja säilitamist. [5]

Definitsioon

muuda

Infoauditile pole ühtset definitsiooni. Varasemad määratlused olid dokumendihalduse kesksed ning keskendusid ametlike infoallikate tuvastamisele, kuid hilisemad määratlused on laienenud ning  tunnistavad organisatsioonilise perspektiivi tähtsust ja infoallikate laia spektrit.[3]

  • Sharon LaRosa (1991) määratles infoauditit kui süstemaatilist meetodit, mille abil uuritakse ja analüüsitakse, kuhu raamatukogu erinevad sihtrühmad strateegiliselt suunduvad ning määratakse kindlaks nende sihtrühmade ees seisvad väljakutsed ja takistused. [6]
  • Peter Graham Underwood (1994) määratles infoauditit kui protsessi, mis võimaldab sisse vaadata ettevõtte valduses olevatesse inforessurssidesse, tuvastada nende asukoht, kasutusala ja vastutus hoolduse eest. [7]
  • Guy St. Clair(1997) väidab, et infoaudit on protsess, mille käigus uuritakse, kui hästi organisatsiooni infovajadused ja -tooted on seotud organisatsiooni missioonide, vajaduste, eesmärkide ja sihiga. [8]
  • Buchanan ja Gibb (1998) defineerivad infoauditit kui organisatsiooni inforessursside avastamist, jälgimist ja hindamist, et rakendada, säilitada või parandada organisatsiooni infohaldust.[9]
  • Elizabeth Orna(1999) soovitas Aslibi inforessursside haldamise võrgustiku poolt välja töötatud määratlust, mille kohaselt on infoaudit info kasutamise, ressursside ja voogude süstemaatiline hindamine, mida kontrollitakse nii inimeste kui ka olemasolevate dokumentide alusel, et teha kindlaks, mil määral need aitavad kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele.[10] Orna määratlus on siiani enim kasutatud definitsioon infoauditile.
  • Susan Henczel (2001) määratles infoauditit kui protsessi, mis määrab tõhusalt kindlaks praeguse infokeskkonna, selgitades välja, millist infot on vaja organisatsiooni vajaduste rahuldamiseks. [1]
  • Chandra Kant Sharma ja Singh (2012) kirjeldavad infoauditit kui protsessi ja info analüüsi täpsuse, sobivuse ja kehtivuse osas. See on süstemaatiline protsess, mille kaudu organisatsioonid mõistavad oma teadmisi ja infovajadusi, millised on teadmised, infovood ja lüngad. [11]
  • Rebekah Kilzer (2012) määratles infoauditit kui vahendit, mida saab kasutada organisatsiooni info mustrite ja muutuste avastamiseks ja tuvastamiseks. [12]
  • Blair Attard-Frost ja Choo (2017) sõnul hõlmab infoaudit kõiki meetodeid ja vahendeid, mis on vajalikud organisatsiooni infovarade ja infohalduse kataloogimiseks, modelleerimiseks, hindamiseks, kvaliteedikontrolliks ja analüüsimiseks. [13]

Infoauditi roll strateegilises infojuhtimises

muuda

Organisatsioonid peavad oma eesmärkide saavutamiseks koguma, korraldama, kaitsma ja hindama infovarasid.[2] Tõhusa infostrateegia väljatöötamise aluseks on info kui organisatsiooni võtmeressursi tunnustamine.[9] Infoauditi roll on pakkuda meetodit inforessursside tuvastamiseks, hindamiseks ja haldamiseks, et kasutada täielikult ära info strateegilist potentsiaali.[9] Infoauditi lõppeesmärk on anda integreeritud strateegiline suund organisatsiooni inforessursside haldamisele ning seetõttu peaks infoauditit pidadama ka infostrateegia arendamise esimeseks sammuks. [14]

Infoauditi peamised etapid

muuda
  • Koguda mõõdetavaid andmeid infoallikate kohta;
  • infoallikate kindlaksmääramine;
  • analüüsida ja hinnata iga andmeühikut, pidades silmas selle väärtust klientide jaoks;
  • analüüsida kulusid ajas, rahas ja ressurssides;
  • võrrelda kulusid info väärtusega;
  • koostada soovitusi kehtiva infopoliitika loomiseks või muutmiseks;
  • luua pidev auditeerimiskava.[13]

Infoauditis analüüsitavad kriteeriumid, mille alusel olukorda hinnatakse

muuda
  • organisatsiooni tegevust reguleerivatest seadustest ja normidest;
  • kõrgemalseisva organisatsiooni otsustest;
  • erinevatest standarditest;
  • töötajate kogemustest ja väärtushinnangutest;
  • sõltumatute ekspertide nõuannetest ja oskusteabest;
  • uutest või tunnustatud teaduslikest andmetest;
  • muudes samalaadsetes organisatsioonides kasutatud infoauditite kriteeriumidest;
  • infojuhtimist ja infoauditi teemat käsitlevast kirjandusest.[1]

Infoaudiitori roll hõlmab

muuda
  • Ettevõtte või muusse infosüsteemi lisatud info autentsuse ja täpsuse kontrollimine;
  • süsteemis sisalduva info päritolu kontrollimine;
  • info salvestus- ja otsingusüsteemi nõuetekohase toimimise kontrollimine, sealhulgas infoüksuste juurdepääsu, muutmise/muutmise, ülekirjutamise ja kustutamise registreerimine;
  • ettevõtte süsteemides olevate inforessursside majandusliku väärtuse hindamine ja finantsväärtuse tuletamine;
  • ettevõtte süsteemide infoväärtuste hindamine - st mitte ainult info füüsilise terviklikkuse kontrollimine, vaid ka selle täpsuse, ajakohasuse, usaldusväärsuse, asjakohasuse, dubleerimise või ainulaadsuse määra ja muude elementide hindamine, mida võib kasutada tegeliku teadmiste või infosisu väärtuse hindamiseks organisatsiooni jaoks.[15]

Vaata ka

muuda

Viited

muuda
  1. ↑ 1,0 1,1 1,2 Henczel, Susan (7. veebruar 2013). The Information Audit: A Practical Guide (inglise). Walter de Gruyter. Lk 206-212. ISBN 978-3-11-097464-5.
  2. ↑ 2,0 2,1 2,2 2,3 Lateef, Ayinde; Omotayo, Funmilola Olubunmi (1. märts 2019). "Information audit as an important tool in organizational management: A review of literature". Business Information Review (inglise). 36 (1): 15–22. DOI:10.1177/0266382119831458. ISSN 0266-3821.
  3. ↑ 3,0 3,1 3,2 Buchanan, Steven; Gibb, Forbes (1. juuni 2007). "The information audit: Role and scope". International Journal of Information Management. 27 (3): 159–172. DOI:10.1016/j.ijinfomgt.2007.01.002. ISSN 0268-4012.
  4. ↑ 4,0 4,1 Swash, G.D. (1. august 1997). "The information audit". Journal of Managerial Psychology (inglise). 12 (5): 312–318. DOI:10.1108/02683949710183504. ISSN 0268-3946.
  5. ↑ 5,0 5,1 Susan, Henczel; Robertson, Graham (30. september 2016). "The Widening Horizons of Information Audit". Qualitative and Quantitative Methods in Libraries (inglise). 5 (3): 561–571. ISSN 2241-1925.
  6. ↑ LaRosa, S (1991). "The corporate information audit". Library management quarterly. 2: 7-9.
  7. ↑ Underwood, P. G (1994). "Checking the Net: a soft-systems approach to information auditing". South African Journal of Library and Information Science (62): 59.
  8. ↑ St Clair, G (1997). "The information audit I: defining the process". En: InfoManage. 4 (6): 5-6.
  9. ↑ 9,0 9,1 9,2 Buchanan, S.; Gibb, F. (1. veebruar 1998). "The information audit: An integrated strategic approach". International Journal of Information Management. 18 (1): 29–47. DOI:10.1016/S0268-4012(97)00038-8. ISSN 0268-4012.
  10. ↑ Orna, E (1999). Practical Information Policies. Aldershot, UK: Gower Publishing, Ltd. Lk 69.
  11. ↑ Sharma, Chandra Kant; Singh, Akash Kumar (6. veebruar 2012). "An evaluative study of information audit and knowledge management audit". Brazilian Journal of Information Science: research trends (inglise). 5 (1): 56–72. DOI:10.36311/1981-1640.2011.v5n1.05.p56. ISSN 1981-1640.
  12. ↑ Kilzer, Rebekah (5. juuni 2012). "Information Audit: Keys for Understanding the Academic Library". Technical Services Quarterly (inglise). 29 (3): 200–206. DOI:10.1080/07317131.2012.681284. ISSN 0731-7131.
  13. ↑ 13,0 13,1 Frost, Robert B.; Choo, Chun Wei (1. veebruar 2017). "Revisiting the information audit: A systematic literature review and synthesis". International Journal of Information Management. 37 (1, Part A): 1380–1390. DOI:10.1016/j.ijinfomgt.2016.10.001. ISSN 0268-4012.
  14. ↑ Buchanan, Steven; Gibb, Forbes (1. juuni 2007). "The information audit: Role and scope". International Journal of Information Management. 27 (3): 159–172. DOI:10.1016/j.ijinfomgt.2007.01.002. ISSN 0268-4012.
  15. ↑ Griffiths, Peter (1. märts 2012). "Information Audit: Towards common standards and methodology". Business Information Review (inglise). 29 (1): 39–51. DOI:10.1177/0266382112436791. ISSN 0266-3821.
Pärit leheküljelt "https://et.wikipedia.org/w/index.php?title=Infoaudit&oldid=6783505"