Projektikava

Projektikava, mida tuntakse ka kui projektijuhtimise kava, on dokument, mis sisaldab kogu projekti ulatust ja eesmärki. Kõige sagedamini esitatakse projektikava Gantti graafiku kujul.

Projektikava, teisisõnu ka projekti plaani, nimetatakse ametlikuks heakskiidetud dokumendiks, mida kasutatakse nii projekti elluviimise kui ka projekti käigu kontrollimiseks. Projektikava peamiseks ülesandeks on dokumenteerida kogu planeerimise protsess, hõlbustada projekti sidusrühmade vahelist suhtlemist ning dokumenteerida kogu projekti ulatus, kulu ja ajakava. Projektikava võib olla nii kokkuvõtlik kui ka üksikasjalikult lahti kirjutatud. See on üks olulisemaid samme projekti koostamiseks ja edu saavutamiseks. Projekti planeerimise väljundiks on projektijuhtimise kava. Kuidas kirjutada projektikava?

Projektikava põhikomponendid

Projektijuhtimise plaan koosneb 11 põhikomponendist täitmise, järelevalve ja kontrollimise jaoks. Põhikomponendid on järgmised:

1. Projekti juhtkonna poolt määratletud protsessid
2. Projekti juhtkonna poolt valitud protsesside rakendamise tasand
3. Protsesside teostamiseks kasutatavate tööriistade ja meetodite kirjeldused
4. Projekti elutsükkel ja sellega seotud etapid
5. Kuidas valitud protsesse kasutatakse konkreetse projekti juhtimiseks
6. Kuidas tööd viiakse ellu projekti eesmärkide saavutamiseks
7. Kuidas muudatusi jälgitakse ja kontrollitakse
8. Kuidas toimub konfiguratsioonihaldus
9. Kuidas säilitatakse projektijuhtimise lähtejooned
10. Sidevahendid sidusrühmade vahel
11. Planeeritud ülevaatused probleemide leidmiseks

Kuidas kirjutada projektikava

1. Mõista projekti ulatust ja väärtusi – kava määratleb lähenemisviisi protsessile, mida projektimeeskond järgib projekti elluviimiseks. Iga projekt vajab plaani, mis edastab olulise teabe kõigile, kes protsessis osalevad. Kava peab sisaldama rohkem, kui ainult kuupäevad mida järgida. Projektikava koostamisel peaks leida vastused järgnevatele küsimustele:

• Millised on peamised projekti tulemused?
• Kuidas jõuda nende tulemusteni ja millal?
• Kes on projekti meeskonnas ja millist rolli nad mängivad eesmärgi täitmisel?
• Millised on vahe-eesmärgid?
• Milline on tagasiside projekti meeskonna liikmete poolt?

Projektikavast peaksid välja tulema vastused antud küsimustel

2. Alusta uuringuga – enne projektikava koostamist peaks tegema uurimistööd kavaldatava projekti kohta. Hea projektijuht on hästi informeeritud ja metoodiline, kui ta otsustab projekti plaani koostada. Kava koostamisel mõelda järgnevatele punktidele:

• Projekti eesmärk
• Ootused projektile
• Kes maksab projekti eest
• Kes on projektijuht
• Millised on projekti sidusrühmad

3. Määra projekti kitsaskohad – millised on võimalikud riskid kogu protsessile. Riskide määratlemisega kindlustad projekti sujuvama edenemise. Küsimused mida küsida:

• Kes on projekti eest vastutajad?
• Kas sidusrühmadesse peaks veel kaasama kedagi?
• Mis on projekti tähtaeg?
• Kas projekti vahe-ettapide kokkuvõtteks oleks vaja pidada koosolekuid?
• Kas keegi on varem sarnast projekti teinud juba?
• Kas on midagi, mis võiks projekti õnnestumise nurjata?
• Kas on selliseid punkte, mis vajaks rohkem selgitamist projekti meeskonnale?

4. Kirjuta projektikava ülevaade – pärast eelnevatele küsimustele vastuste saamist, tuleb paika panna esmane projektikava. Esimene mustand võib tunduda raske ning peab veenduma, et kava sisaldaks järgnevat: Eesmärk ja selleni jõudmiseks vajalikud tegevused:

• Ülesannetega seotud „ajaraamat“
• Ressursid mis on vajalikud tulemuste jaoks
• Eelarve
• Tähtajad

5. Projekti meeskonnaga suhtlemine – projektijuht peab pidevalt enda meeskonnaga suhtlema ja veenduma et projektikavas esitatud punktid on kõik arusaadavad. Samas projektijuht ei saa üksi projektikava koostada, vajalik on kogu meeskonna kaasamine protsessi. Sellega kindlustab projektijuht ka, et kogu meeskond on teadlik projekti igast etapist ja see kindlustab ka projekti eduka eesmärkide saavutamise.

6. Täieliku projektikava koostamine – kui kõik vajalikud andmed on kogutud ja räägitud on kõikide osapooltega, on aeg alustada täieliku projektikava koostamisega. Projektikava loetavaks koostamiseks võib kasutada internetist leitavaid tööriistu (näiteks GanttProject). Kava peab olema loetav kõigile osalejatele ning teda võiks olla huvitav lugeda. Kõik oluline peab olema mainitud, samas ei tohiks kava liiga pikaks minna. Lisada kõik asjakohased projektiandmed:

• Projekti nimi
• Eesmärk
• Osalejad
• Tähtaeg
• Kes mille eest vastutab
• Ülesanded
• Riskid

7. Projektikava avaldamine – kui projektikava on lõplikult valmis, meeskonna kaaslaste poolt heaks kiidetud, võib kava teha avalikuks ja tutvustada seda kõigile nii asjaosalistele kui ka välja poole.

8. Projektikava jagamine meeskonna liikmetega – veendu, et projekti meeskond kõik tutvuvad kavaga ning vajadusel tuleb selgitada.

9. Jätkata planeerimist – valmis tuleb olla erinevateks olukordadeks. Projektijuht peab kogu aeg protsessis sees olema ja vajadusel sekkuma.

Kirjandus

• Algis Perens. Projektijuhtimine. 2. trükk. Külim 2001.

Välislingid

• "Writing and selling a masterful project plan. Guide to project planning" (2015). TeamGantt.
• "Project Management. Developing the project plan"