Digitaalne dokumendihaldus: erinevus redaktsioonide vahel

Just digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus – neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada – nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete (metaandmete) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis.

 

 

Dokumendihalduse põhiprintsiibid kehtivad ühtviisi nii paberipõhisel kui digitaalses asjaajamises. Kuid elektroonilises keskkonnas erinevad dokumendihalduse praktilised tegevused mõneti traditsioonilises asjaajamises dokumendiringluse korraldamisest ja dokumentide haldamisest. Põhjusteid selleks on mitu, neist olulisemad on: infoajastul luuakse ja tarbitakse rohkem informatsiooni ja dokumentide mahu kasv nõuab efektiivsemaid meetodeid nende haldamiseks;