Protsessianalüüs

Protsessianalüüs on organisatsiooni töö kaardistamine, mille käigus tuvastatakse mingi kitsama funktsiooni või eesmärgi saavutamiseks vajalikud erinevad tegevused, osapooled, nende vahelised seosed ja toimimisloogika protsessina.

Protsessipõhise lähenemise rakendamiseks ettevõttes on esmalt vajalik teada, millised protsessid ettevõttes toimuvad ja kuidas need omavahel seotud on. Protsesside omavahelise seotuse visuaalseks esitamiseks on võimalik kasutada protsesside kaardistamist ja modelleerimist.

Protsesside kaardistamine

Protsessi kaardistamisel kogutakse ja süstematiseeritakse informatsiooni.

Üheks oluliseks eelduseks protsesside kaardistamisel on kokkulepe saavutamine protsessi definitsiooni ja peamiste tunnuste osas. Levinud käsitluse järgi peab protsess vastama järgnevatele tunnustele :

• Kirjeldatavus – protsessil peavad olema selgelt defineeritud raamid ehk protsessi algus ja sisendid ning protsessi lõpp ja väljundid. Protsessi alguseks on tavaliselt mingi sündmus, mis edasise protsessi käivitab – näiteks tähtaja, dokumendi, teate, päringu vms saabumine. Protsessi lõpp väljendab konkreetselt, mis saab edasi, st kas protsessile järgneb järgmine protsess või lõpetatakse edasised tegevused juhtumiga.

• Järjekord – protsessi käigus tehtavad tegevused on järjestatud ajas ja ruumis, st tegevused on omavahel seotud ning moodustavad ahela sisendist väljundini. Tegevuste ahelas võib olla tingimusi ja tagasipöördumisi, kuid protsess peab kirjeldama samm sammult, kuidas sisendist saab väljund.

• Klient – igal protsessil peab olema tarbija, kes vajab protsessi tulemeid. Kliendiks võib olla välimine osapool (näiteks kodanik või ametiasutus), aga ka sisemine osapool (näiteks mõni teine osakond).

• Lisaväärtus – protsessi käigus tehtavad tegevused peavad protsessi kliendile looma lisaväärtust, st protsess peab olema kliendile vajalik ja see vajadus peab protsessi kirjeldusest välja tulema.

• Paiknemine – protsess on paigutatav organisatsiooni struktuuri, st protsessi käigus tehtavad tegevused tehakse organisatsiooni töötajate poolt. See tingimus aitab protsessi kirjeldamisel hoida fookust organisatsiooni sisemise töökorralduse kirjeldamisel ning vältida väliste osapoolte tegevuste kirjeldamist, mille üle organisatsioonil kontroll puudub.

• Funktsiooniülesus – protsess võib (aga ei pea) hõlmata mitut organisatsiooni funktsionaalset üksust, st protsessi käigus toimub tööjärje üleandmine ühelt üksuselt teisele. Näiteks toetuse menetlusprotsess võib alata klienditeeninduses taotluse vastuvõtmisest, liikuda edasi menetlusosakonda otsuse tegemiseks ning liikuda edasi raamatupidamisse väljamaksmiseks.

Enne kaardistusprojekti algatamist on soovitatav läbi mõelda tegevuste järjekord ning nende teostamiseks vajalikud kompetentsid, ajakulu ning ootused tulemitele. Vastasel korral on oht, et kaardistus ei kata kogu organisatsiooni ning kaardistuse tulemite kvaliteet on ebaühtlane.

Protsesside modelleerimine

Protsesside modelleerimisega luuakse protsessikaarte. Protsesside modelleerimise eeliseks on lihtsalt ja selgelt edastatud tegevused, vastutused ning tegevuste seotus. Tekstidokumendina protsessi kirjeldamine ei pruugi anda selget, üheselt mõistetavat ja kiiresti haaratavat infot. Protsesside parendamiseks ja juhtimiseks on loodud mitmesuguseid meetodeid.

Protsessikaartidel on võimalik kasutada erinevaid modelleerimismärgiseid (nt BPMN), mille valik oleneb suuresti ettevõtte spetsiifikast ja vajadusest. Võimalik on kasutada erinevaid protsesside kirjeldamise viise, mida liigitatakse kolme kategooriasse:

• Esimene kategooria on diagramm-protsessikaardid.

• Teine kategooria on matemaatilised protsessikaardid, kus kõigil elementidel on matemaatiline alus.

• Kolmas kategooria on protsesside märgistused, mis hõlmavad tarkvarapõhiseid keeli, toetades protsesside modelleerimist ja enamasti ka protsesside teostamist: näiteks UML (ingl k Unified Modeling Language), BPMN ( ingl k Business Process Model and Notation), YAWL (ingl k Yet Another Workflow Language). Tarkvaraarenduses kasutataval UML võimaldab varakult tuvastada projekteerimisvigu. YAWL-il põhinevad protsessikaardid koosnevad ülesannetest ja tingimustest ning ülesannete ja tingimuste vahelisest suhtest.