Erinevus lehekülje "Digitaalne dokumendihaldus" redaktsioonide vahel

P
Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb. Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni — hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana. Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:
 
-*säilitamise üldajakavad, mis arvestavad asutuse kõigi või enamlevinud digitaaldokumentide säilitamise vajadusi ja võimalusi ning säilitamise etappe, nende tähtaegu ja tähtaegadega seotud toiminguid. Säilitamise üldajakavad seostatakse sarjade ja nende kaudu toimikutega juba dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus.
 
-*individuaalsed säilitamise ajakavad, mida võib koostada mistahes sarjale või toimikule.
 
-*säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja - väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad [[arhivaal]]id üle avalikku [[arhiiv]]i või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.
 
==='''Dokumentide hävitamine'''===