Digitaalne dokumendihaldus: erinevus redaktsioonide vahel

Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine.

 

 

Registreerimine on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina, kus dokument läheb formaalse registreerimise kaudu asutuse dokumendisüsteemi kontrolli alla. Registreerimine on protsess, millega digitaaldokument hõlmatakse dokumendisüsteemi ja identifitseeritakse selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis. Registreerimisega:

Dokument läheb registreerimisega süsteemi üksikkasutaja või töörühma kasutuspiirkonnast asutuse ametlikku tööpiirkonda, muutudes osaks asutuse arhiivist. Kuna registreerimisel on tähtis koht asutuste asjaajamise auditeeritavuse ja kontrollitavuse tagamisel, nähakse registreerimine või isegi dokumendi kohta registreeritavad andmed sageli ette õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorraga. Elektroonilistes dokumendisüsteemides on dokumentide registreerimist võimalik kas täielikult või osaliselt automatiseerida, tuvastades vajalikud metaandmed dokumendist, selle loonud tarkvararakendusest või infosüsteemist. Digitaaldokumendi registreerimine dokumendisüsteemis kujutab endast sisuliselt dokumendisüsteemi ja rakendustarkvara (nt. kontoritarkvara paketid, e-posti programmid, jne) vaheliste liideste haldamist. Praktikas tähendab digitaaldokumendi registreerimine dokumenti kirjeldava informatsiooni (metaandmete) jäädvustamist dokumendisüsteemis. Asjaajamine digitaalsete dokumentidega on toonud kaasa muutuse dokumentide loomise ja saatmise kultuuris: keskse kantselei või asjaajamistalituse asemel vormistavad ja saadavad ning võtavad dokumente vastu kõigis asutuse struktuuriüksustes töötajad ise. Arenenud on ka dokumentide registreerimise vahendid ja ühtse dokumendisüsteemi kasutamine võimaldab dokumente registreerida või registreerimisele suunata paljudel töötajatel. Kuigi otsene vajadus keskse kantselei või sissetulevate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimise eest vastutava osakonna või töötaja järele on kadumas, ei kao vajadus määratleda dokumentide registreerimisereegleid. Digitaalne dokumendisüsteem peab olema paindlik ja seadistatav, et rahuldada konkreetse asutusevajadusi dokumendiringluse korraldamisel. Indekseerimine on dokumentidele otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele.

 

 

Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad. Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata — seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne “kaust”, mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes.

 

 

Dokumendi esialgsel seadistamisel tuleb liigitusskeemiga siduda sarjade säilitamise tähtajad ja säilitamise ajakavad. Sarja liigitamisel saab dokument seejärel sarjale omistatud säilitustähtaja, kuid võib ette tulla olukordi, kus dokumendil on selle toimikust või sarjast erinev säilitustähtaeg. Elektroonilises keskkonnas tuleb dokumendi väärtuse hindamine ja sellele säilitustähtaja määramine teostada võimalikult varases dokumendi elukäigu staadiumis (soovitavalt juba dokumendi kavandamise või loomise etapis), kuna dokumendi säilitamise vajadused on otseselt seotud digitaaldokumendi failivormingu ja muude tehniliste omadustega. Dokumendisüsteemi ülesandeks on abistada kasutajat dokumendi salvestamisel sobivasse failivormingusse, kui dokument kuulub sarja, millele on antud pikemaajaline säilitustähtaeg.

 

 

Sarnaselt dokumendi loomisele on ka dokumendi kasutamine asutuses dokumendi elukäigu etapp, mis võib tähendada erineva rakendustarkvara kasutamist. Seejuures on dokumendisüsteemi roll hõlbustada dokumentide leidmist ja kontrollida neile juurdepääsu, kaitsta neid volitamata muutmise ja kustutamise eest ning jälgida dokumentide liikumist ühelt kasutajalt teisele dokumendi kasutamise (nt. lahendamise) käigus. Asutuse asjaajamises olevate küsimuste lahendamise (nn. menetlemise) käigu registreerimine ei kuulu dokumendisüsteemi otseste ülesannete hulka, vaid selleks rakendatakse spetsialiseeritud infosüsteeme. Asjaajamistoimingute jälgimine on dokumendisüsteemis võimalik dokumendis sisalduvate otsuste täitmise (nt. meetmete, isikute, tähtaegade jne.) kajastamise kaudu dokumendi metaandmetes. Dokument peab ka kasutamise käigus säilitama oma autentsuse ja usaldusväärsuse, mistõttu tuleb dokumendisüsteemis reguleerida dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist turvaklasside süsteemiga. Dokumendisüsteem peab toetama paindlikku turvaklasside hierarhiat, mis seostatakse süsteemi kasutajate kasutusõigustega.

 

 

Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb. Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni — hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana. Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:

-säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja - väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad arhivaalid üle avalikku arhiivi või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.

 

 

Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või andmekandjate purustamise teel, kuid protseduurireeglid, kontrollimehhanismid ja dokumenteerimise vajadus kehtivad samaväärselt paberdokumentide hävitamisega. Dokumendisüsteemi ülesanne on tagada dokumentide täielik ja pöördumatu kustutamine ning piisava dokumentatsiooni loomine ja säilitamine.

 

 

Asutus peab suutma üheaegselt tagada nii dokumendisüsteemi võimaluste mugava kasutamise kui süsteemi hõlmatud dokumentide turvalise halduse. Nende eesmärkide saavutamiseks on dokumendisüsteemil: