Erinevus lehekülje "Digitaalne dokumendihaldus" redaktsioonide vahel

resümee puudub
-välja kujunemata on harjumused digitaalseid dokumente kontrollitult hävitada ja nende hävitamist reeglipäraselt dokumenteerida.
 
=='''DOKUMENDIDokumendi ELUKÄIKelukäik'''==
 
Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.
27

muudatust