|
* liitdokument, mida saab hiljem täiendada teise nn jätkudokumendiga (nt kooskõlastuse märkus võetakse maha hilisema kooskõlastuse märkuse mahavõtmise dokumendiga);
* jätkudokument, millega on täiendatud liitdokumenti.
Milleks on dokumente vaja?
Dokumendid sisaldavad infot, mis on väärtuslik ressurss ja oluline tegevuse avaldus. Seetõttu on süstemaatiline lähenemine dokumendihaldusele olulise tähtsusega organisatsioonidele ja ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui toimingute fikseeritud tõendusmaterjali ja kui nende tegevuse infoallikat, mis kindlustab praegustele ja tulevastele omanikele (toimunud tegevuse) seletatavuse.
Adekvaatsed dokumendid võimaldavad organisatsioonidel:
* viia läbi oma tegevust korrapärasel, tõhusal ja seletataval viisil;
* aitavad osutada teenuseid järjekindlal ja tasakaalustatud viisil;
* toetavad ja dokumenteerivad poliitika kujundamist ja haldusotsuste tegemist;
* kanda hoolt juhtimise ja administreerimise põhimõtteühtluse, pidevuse ja produktiivsuse eest;
* hõlbustada organisatsiooni kaudu tegevuste efektiivset sooritamist;
* tagada pidevust katastroofi korral;
* rahuldada seadusandlikke ja regulatiivseid nõudeid, kaasa arvatud arhiveerimis-, auditeerimis- ja järelevalvetegevused;
* pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessil, kaasa arvatud organisatsioonilise tegevuse kohta käiva tõendusmaterjali olemasolu või puudumisega seotud riskide juhtimine;
* kaitsta organisatsiooni huve ja töötajate, klientide ning praeguste ja tulevaste omanike õigusi;
* toetada ja dokumenteerida käesolevaid ja tulevasi uurimus- ja arendustegevusi, sündmusi ja saavutusi, samuti ajaloolisi uurimusi;
* varustada tõendusmaterjaliga ameti-, isiku ja kultuurilise tegevuse kohta;
* luua ameti-, isiku ja kultuurilist identiteeti; ja
* toimida kui administratiivne, isiklik või kollektiivne mälu.
Dokumentide tunnused
1. Autentsus
Dokumentide autentsuse tõendamiseks peaksid organisatsioonid rakendama ja dokumenteerima poliitikaid ja protseduure, mis reguleerivad dokumentide loomist, edastamist ja korraldamist tagamaks, et dokumentide loojad on selleks volitatud ja identifitseeritavad ja et dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest.
Autentne dokument on dokument, mis on tõestatud olema nii see, mis ta on mõeldud olema kui ka on loodud ja saadetud inimese poolt, kes on tahtnud neid luua ja saata.
**2. Usaldusväärsus**
Dokumendi usaldusväärsuse tagamiseks tuleks ta luua seonduva tehingu või juhtumi toimumise ajal või varsti pärast seda inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks.
Usaldusväärne dokument on selline, mille sisu täielikuks ja täpseks kinnituseks tehingute, tegevuste või faktide kohta seda tõendades ja millele võib järgnevate tehingute ja tegevuste käigus tugineda.
3. Terviklikkus
Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata.
On vajalik, et dokument oleks muutmise eest kaitstud.
Dokumendihalduse poliitikad ja protseduurid peaksid täpselt määrama, milliseid lisasid või märkusi võib teha dokumenti pärast selle loomist, millistel tingimustel lisasid ja märkusi võib kinnitada ja kes on volitatud seda tegema. Igale pärast dokumenti lõpetamist kinnitatud märkusele või lisale tuleks selgesõnaliselt osutada kui märkustele või lisadele.
4. Kasutatavus
Kasutatav dokument on selline, mida saab: lokaliseerida, välja otsida, esitada, interpreteerida.
Dokument peab olema võimeline esitama:
* kontekstuaalseid seoseid, mis sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati;
* laiemat ametitegevuste ja -funktsioonide konteksti;
* dokumentide vahelisi seoseid, mis dokumenteerivad tegevuste järjestusi.
**5. Täpsus, vastavus ja täielikkus**
Dokument peaks veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti.
Dokument peaks olema võimeline toetama tegevust, millega ta on seotud või mida tõendab selliselt, et seda saab kasutada selgitatavuse eesmärgil.
Dokument peaks lisaks sisule sisaldama tehingu dokumenteerimiseks vajalikke metaandmeid nii et:
* dokumendi struktuur, see on füüsiline ja loogiline vorming ja dokumenti moodustavate andmeelementide vahelised seosed, peaks jääma füüsiliselt või loogiliselt puutumatuks;
* kontekst, milles dokument loodi, saadi ja tegevuse käigus kasutati, peaks olema dokumendis selgelt nähtav (kaasa arvatud tegevusprotsess, mille osa tehing on ja tehingust osavõtjad);
* seosed dokumentide vahel peaks olema eraldihoitavad, kuid esitatud, kombineerudes samas dokumendiks.
== Vaata ka ==
| 