Digitaalne dokumendihaldus: erinevus redaktsioonide vahel

* dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset "väljanägemist" või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega leheküljel);

* dokumentide loomises, vahetamises ja haldamises osaleb laiem ring asutuse töötajaid kui varem ja see tõstabsuurendab vajadust tõhusate dokumendihalduse kontrollimehhanismide järele;

Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.

Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline füüsiline objekt. Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm, mis etteantud käskude alusel salvestab ntnäiteks mingi informatsiooni infosüsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema fikseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus.

Dokument läheb registreerimisega süsteemi üksikkasutaja või töörühma kasutuspiirkonnast asutuse ametlikku tööpiirkonda, muutudes osaks asutuse arhiivist. Kuna registreerimisel on tähtis koht asutuste asjaajamise auditeeritavuse ja kontrollitavuse tagamisel, nähakse registreerimine või isegi dokumendi kohta registreeritavad andmed sageli ette õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorraga. Elektroonilistes dokumendisüsteemides on dokumentide registreerimist võimalik kas täielikult või osaliselt automatiseerida, tuvastades vajalikud metaandmed dokumendist, selle loonud tarkvararakendusest või infosüsteemist. Digitaaldokumendi registreerimine dokumendisüsteemis kujutab endast sisuliselt dokumendisüsteemi ja rakendustarkvara (nt. kontoritarkvara paketid, e-posti programmid, jne) vaheliste liideste haldamist. Praktikas tähendab digitaaldokumendi registreerimine dokumenti kirjeldava informatsiooni (metaandmete) jäädvustamist dokumendisüsteemis. Asjaajamine digitaalsete dokumentidega on toonud kaasa muutuse dokumentide loomise ja saatmise kultuuris: keskse kantselei või asjaajamistalituse asemel vormistavad ja saadavad ning võtavad dokumente vastu kõigis asutuse struktuuriüksustes töötajad ise. Arenenud on ka dokumentide registreerimise vahendid ja ühtse dokumendisüsteemi kasutamine võimaldab dokumente registreerida või registreerimisele suunata paljudel töötajatel. Kuigi otsene vajadus keskse kantselei või sissetulevate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimise eest vastutava osakonna või töötaja järele on kadumas, ei kao vajadus määratleda dokumentide registreerimisereegleid. Digitaalne dokumendisüsteem peab olema paindlik ja seadistatav, et rahuldada konkreetse asutusevajadusi dokumendiringluse korraldamisel. Indekseerimine on dokumentidele otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele.

Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad. Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline osa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata – seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne "kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse ntnäiteks asjaajamisaasta lõppedes.

Dokumendi esialgsel seadistamisel tuleb liigitusskeemiga siduda sarjade säilitamise tähtajad ja säilitamise ajakavad. Sarja liigitamisel saab dokument seejärel sarjale omistatud säilitustähtaja, kuid võib ette tulla olukordi, kus dokumendil on selle toimikust või sarjast erinev säilitustähtaeg. Elektroonilises keskkonnas tuleb dokumendi väärtuse hindamine ja sellele säilitustähtaja määramine teostada võimalikult varases dokumendi elukäigu staadiumis (soovitavaltsoovitatavalt juba dokumendi kavandamise või loomise etapis), kuna dokumendi säilitamise vajadused on otseselt seotud digitaaldokumendi failivormingu ja muude tehniliste omadustega. Dokumendisüsteemi ülesandeks on abistada kasutajat dokumendi salvestamisel sobivasse failivormingusse, kui dokument kuulub sarja, millele on antud pikemaajaline säilitustähtaeg.

Sarnaselt dokumendi loomisele on ka dokumendi kasutamine asutuses dokumendi elukäigu etapp, mis võib tähendada erineva rakendustarkvara kasutamist. Seejuures on dokumendisüsteemi roll hõlbustada dokumentide leidmist ja kontrollida neile juurdepääsu, kaitsta neid volitamata muutmise ja kustutamise eest ning jälgida dokumentide liikumist ühelt kasutajalt teisele dokumendi kasutamise (nt. lahendamise) käigus. Asutuse asjaajamises olevate küsimuste lahendamise (nn. menetlemise) käigu registreerimine ei kuulu dokumendisüsteemi otseste ülesannete hulka, vaid selleks rakendatakse spetsialiseeritud infosüsteeme. Asjaajamistoimingute jälgimine on dokumendisüsteemis võimalik dokumendis sisalduvate otsuste täitmise (nt. meetmete, isikute, tähtaegade jne.) kajastamise kaudu dokumendi metaandmetes. Dokument peab ka kasutamise käigus säilitama oma autentsuse ja usaldusväärsuse, mistõttu tuleb dokumendisüsteemis reguleerida dokumentidele juurdepääsu ja nende kasutamist turvaklasside süsteemiga. Dokumendisüsteem peab toetama paindlikku turvaklasside hierarhiat, mis seostatakse süsteemi kasutajate kasutusõigustega.

* säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja – väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad [[arhivaal]]id üle avalikku [[arhiiv]]i või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või ntnäiteks vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.

Asutus peab suutma kontrollida, kellele anda õigused oma dokumentidele juurdepääsuks ja nende kasutamiseks. Dokumendisüsteemis tähendab see kasutajagruppide või -tüüpide kaupa kasutusõiguste omistamist (nt. kasutajarollina) ning nende sidumist turvaklasside hierarhiaga. Samuti on asutuse huvides jälgida kasutajate tegevust dokumendisüsteemis ning jäädvustada kõik lubatud piiridest (kasutajaõigustest) üleastumise katsed. Kontrolljälg, milles dokumendi-süsteemisdokumendisüsteemis kõik sellised andmed salvestada tuleb, tagab ühtlasi dokumentide autentsuse ja usaldusväärsuse tõestamise funktsiooni. Dokumendisüsteemi peab olema mugav hallata ja ümber seadistada ning süsteem peab võimaldama erinevate funktsioonidega haldurite kasutajarolle. Dokumendisüsteemi administreerimise juurde kuulub süsteemist ja selles olevatest dokumentidest varukoopiate tegemine ning vajadusel süsteemi taastamine.