Erinevus lehekülje "Digitaalne dokumendihaldus" redaktsioonide vahel

P
pisitoimetamine
(Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori asutuste dokumendihaldussüsteemidele)
P (pisitoimetamine)
=== Digitaaldokument ===
{{vaata|Digitaaldokument}}
Paberkandjal [[dokument]]i käsitletakse ja hallatakse traditsiooniliselt kui füüsilist objekti, millel on silmaga nähtavad tunnused ja omadused.<ref> [https://web.archive.org/web/20180412001319/https://www.riigikantselei.ee/valitsus/valitsus/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihaldusest/nouded-elektroonilisele-dokumendihaldusele/FNoue_rk1.pdf Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele] (PDF). Riigikantselei, detsember 2002.</ref>
 
Digitaaldokumendi füüsilised omadused on paberdokumendiga võrreldes teistsugused:
* digitaalse dokumendi sisu ei ole kinnistatud ühe andmekandja külge;
* digitaaldokumenti on lihtne kopeerida ja ümber salvestada teisele andmekandjale ilma dokumenti või selle sisu muutmata;
* dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset “väljanägemist”"väljanägemist" või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega leheküljel);
* failivorming, milles dokument on salvestatud, seab dokumendi sõltuvusse tarkvarast, mis on võimeline seda failivormingut “avama”"avama" ja töötlema; tarkvara ja failivormingud aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav.
 
Just digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus – neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada – nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete ([[metaandmed|metaandmete]]) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis.
=== Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused ===
 
[[Dokumendihaldus]]e põhiprintsiibid kehtivad ühtviisi nii paberipõhisel kui digitaalses asjaajamises. Kuid elektroonilises keskkonnas erinevad dokumendihalduse praktilised tegevused mõneti traditsioonilises asjaajamises dokumendiringluse korraldamisest ja dokumentide haldamisest. Põhjusteid selleks on mitu, neist olulisemad on:
 
*infoajastul luuakse ja tarbitakse rohkem informatsiooni ja dokumentide mahu kasv nõuab efektiivsemaid meetodeid nende haldamiseks;
 
*dokumentide loomises, vahetamises ja haldamises osaleb laiem ring asutuse töötajaid kui varem ja see tõstab vajadust tõhusate dokumendihalduse kontrollimehhanismide järele;
 
*digitaaldokumendi erinevused paberdokumendist: digitaaldokument on dünaamilisem, selle kasutamine nõuab arvutit ja tarkvara, seda on lihtne levitada;
 
*märgatavalt on paranenud juurdepääsu viisid ja vahendid dokumentidele ja nende sisule;
 
*koos juurdepääsu viiside arenguga on tekkinud täiendavad turvariskid, millega dokumendihalduses tuleb arvestada;
 
*välja kujunemata on harjumused digitaalseid dokumente kontrollitult hävitada ja nende hävitamist reeglipäraselt dokumenteerida.
 
=== Dokumentide loomine ja saamine ===
 
Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline füüsiline objekt. Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm, mis etteantud käskude alusel salvestab nt. mingi informatsiooni infosüsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema fikseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus.
 
Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt: dokumentide vormi, dokumentide failivorminguid ja dokumentide metaandmeid.
=== Registreerimine ===
 
[[Registreerimine]] on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina, kus dokument läheb formaalse registreerimise kaudu asutuse dokumendisüsteemi kontrolli alla. Registreerimine on protsess, millega digitaaldokument hõlmatakse dokumendisüsteemi ja identifitseeritakse selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis.
 
Registreerimisega:
=== Liigitamine ===
 
Liigitamine mõlemas tähenduses (liigitusskeemi loomine ja dokumentide seostamine liigitusskeemiga) on dokumendisüsteemide juurutamisel ja kasutamisel fundamentaalse tähendusega. Liigitusskeem, mis on koostatud asutuse funktsioonide ja tegevuste hierarhiliselt kategooriateks korrastamisega, moodustab dokumendisüsteemis struktuuri, millega seotakse kõik selles hallatud dokumendid. Liigitusskeem tuleb dokumendisüsteemi sisestada juba enne dokumentide hõlmamist, s.o. dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus, kuid see peab olema muudetav hilisemal kasutamisel, kui asutuse funktsioonid või tegevused muutuvad. Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka allarhiivi tasand, mis esindab näiteks asutuse iseseisvat asjaajamist omavaid struktuuriüksusi. Liigitusskeemi võimalike tasemete arv ei peaks dokumendisüsteemis olema piiratud, kuid optimaalne liigitus saavutatakse enamasti kahe kuni kolme tasemega. Dokumendisüsteem peab võimaldama liigitusskeemi hallata seda ajakohastada uute sarjade ja toimikute loomisega ning sarjade, millega seotud funktsioon on lõppenud, sulgemisega. Toimik ei ole liigitusüksus, vaid on dokumendisüsteemis pigem virtuaalne “kaust”"kaust", mis on ette nähtud kas teema, üksikküsimuse või muul põhjusel kokku kuuluvate dokumentide koos kasutamiseks ja haldamiseks. Dokumente registreeritakse ainult toimikusse, mitte sarja. Dokumentide lisamiseks peab toimik olema avatud ning see suletakse nt. asjaajamisaasta lõppedes.
 
=== Säilitustähtaja määramine ===
=== Säilitamine ja eraldamine ===
 
Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb. Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana. Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:
 
*säilitamise üldajakavad, mis arvestavad asutuse kõigi või enamlevinud digitaaldokumentide säilitamise vajadusi ja võimalusi ning säilitamise etappe, nende tähtaegu ja tähtaegadega seotud toiminguid. Säilitamise üldajakavad seostatakse sarjade ja nende kaudu toimikutega juba dokumendisüsteemi esialgse seadistamise käigus.
 
*individuaalsed säilitamise ajakavad, mida võib koostada mistahes sarjale või toimikule.
*säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja – väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad [[arhivaal]]id üle avalikku [[arhiiv]]i või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.
 
*säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel – ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja – väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad [[arhivaal]]id üle avalikku [[arhiiv]]i või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida.
 
=== Dokumentide hävitamine ===
75 951

muudatust