Redaktsioon: 15. mai 2013, kell 13:13 redigeeri 213.184.43.2 (arutelu) →‎Protsessi käigus saadud õppetunnid ← Vanem muudatus		Redaktsioon: 22. mai 2013, kell 16:42 redigeeri eemalda Daniel Charms (arutelu \| kaastöö) Usaldatud kasutajad 1020 muudatust Resümee puudub Uuem muudatus →
11. rida: WMEE on võrdlemisi väike haruorganisatsioon, millel on kolmeliikmeline juhatus ning 30 registreeritud liiget. Ka nende eelarve on tagasihoidlik - paari tuhande euroga on võimalik katta suur osa organisatsiooni aastastest tegevuskuludest. Organisatsioon kaalub esimese palgalise töötaja värbamist, kuid konkreetsemaid samme pole selleks veel välja pakutud. Finantsaruandlus on paigas ning väljastpoolt on kaasatud raamatupidaja, kes aitab tagada, et aastaaruanne oleks üksikasjalik ja täpne. Eesti valitsus on propageerinud haruorganisatsioonile sarnaseid vaateid avatud kirjastamisest ning avatud teadmistest; neid võimalusi tuleks ära kasutada, ~~mis~~kuid see nõuab ~~suurt tööd~~ kõige aktiivsematelt vabatahtlikelt suurt tööd. Tasakaalu leidmine haldus- ja juhtimisülesannete ning programmide ja rahastamistaotluste õigeaegse üleandmise toetamise vahel jääb juhatusele seni, kuni selle liikmed korraga mõlemaga peavad tegelema, suureks ~~väljakutseks~~probleemiks. Kui WMEE peaks tulevikus palkama püsivat personali või lepingulisi töötajaid, vajab terve rida valdkondi ülevaatamist ja täpsustamist. Käesolevas hinnangus antud soovitused tuleks nõuannete alusel arendada selgemini määratletud tegevusteks ja arengukavaks, nii et üleminek ~~saaks teoks~~toimuks välditavaid riske võtmata. [[User:Fæ\|Fæ]] ([[User talk:Fæ\|talk]]) 12:36, 16 April 2013 (UTC) 21. rida: Tegemist on formaalselt struktureerimata ülevaatega sellest, kuhu WMEE on tänaseks jõudnud, mis on selle teadaolevad probleemid ning aruteluga sellest, mida võiks eeloleval aastal paremini teha ning milliseid soovitusi WMEE juhatusele anda võiks. Hinnang on koostatud võrdlemisi nappide vahenditega; selle aluseks on Raul Veede (WMEE) ja Ashley Van Haefteni (WMUK) Etherpadi ja Skype’i vahendusel toimunud diskussioon, millele mõlemad ~~pidid pühendama~~pühendasid hinnanguliselt päeva ~~kuni~~ -poolteist, sh kõnele kulunud aeg, ettevalmistused kirja teel ning kokkuvõtte kirjutamine. Üheks loodetavaks tulemuseks on kasutada saadud kogemust selleks, et kõneleda aprillis Milanos toimuval Wikimedia konverentsil virtuaalseid suhtlusvahendeid kasutava eksperthinnangu raskustest, tugevustest ning võimalikest viisidest, kuidas protsessi ~~parandamiseks~~parandada. Skype/Google Hangout vestlus toimus pühapäeval, 14. aprillil 2013 kell 14 (GMT) ning kestis 2 tundi. 29. rida: Eelnevalt esitatud dokumendid: :[1] http://et.wikipedia.org/wiki/Vikipeedia:Pressi%C3%BClevaade - ülevaade Wikipedia ~~kajastustest,~~kajastamisest eelkõige ajakirjanduses, alates aastast 2004. :[2] Liikmetele e-postiga saadetava uudiskirja näidisnumber ("MTÜ Teataja nr 69"). Minevikus on neid saadetud kord nädalas, praegusel ajal harvem. Uudiskiri kajastab eelseisvaid sündmusi ning meediahuvi. See saadetakse Wikimedia Eesti uudisgruppi <wikimedia-eesti@googlegroups.com>. 85. rida: Juhatuse liikmed vastutavad seaduse järgi MTÜ varade eest kuni 5 aastat pärast juhatusest lahkumist. Tasuda kaaluks vastutuskindlustuse korraldamist. Hetkel selline kindlustus puudub ning see ei pruugi Eestis võimalikki olla. [S2 ~~Vaja oleks nõustamist~~Nõustamine vastutuskindlustuse osas] Kaks juhatuse liiget on saanud MTÜde rahastamise ning vabatahtlike koordineerimise alast koolitust. Olemas on Eesti Vabaühenduste Liidu toetus. [S3 Koolituste protokollid] Senini on veel esitamata huvide deklaratsioonid. Erinevust huvide deklareerimise ning tegeliku lahendamist või tegutsemist vajava huvide konflikti vahel sai selgitatud ning ~~see~~seda ~~võib~~oleks ~~olla~~kasulik organisatsioonisiseselt ~~kasulikuks arutelupunktiks~~arutada. [S4 Deklaratsioonid] Juhatuse koosolekud toimuvad enam-vähem kord nädalas või siis vähemasti kord kuus. Koosolekud on formaalselt protokollitud, kuigi kogunenud on paari kuu jagu veel avaldamata protokolle, ent liikmed saavad uudiskirja kaudu värskemat infot. 99. rida: ===Liikmed ja kasutajad=== ~~Harul~~Organisatsiooni onkuulub 30 liiget, mistõttu kolmeliikmeline juhatus tundub olevat üsna mõistlik. Enamik liikmeid elab ~~kahes~~ühes ~~suuremas~~kahest ~~linnas~~suuremast linnast. Üritused kipuvad seetõttu toimuma lahus. Näitused ja vikisse postitatud teated toimivad hästi. Meediakajastus on ~~aidanud suurendada~~ organisatsiooni tuntust suurendanud. Väikese ~~haruosakonna~~haruorganisatsiooni avaliku mõju seisukohast on tulemused olnud muljetavaldavad. Kommunikatsiooni eest vastutavatele vabatahtlikele tuleks nende töö eest tunnustust avaldada. ===Juhtimine ja areng=== 109. rida: ===Personal=== Palgaline personal hetkel puudub. Üldine ~~arvamus~~seisukoht on, et osalise tööajaga personal aitaks projektide ja kommunikatsiooni juhtimist märgatavalt edendada. Inimeste palkamine töövõtulepinguga oleks mõeldav, kuid sellega kaasneksid värbamise ja tegevuse järjepidevusega seotud kulud. [Vt. S1] ===Ligipääsetavus ja läbipaistvus=== 133. rida: ==Kooskõlastatud soovitused== (Märkus: ~~arutamise~~aruande kirjutamise hetkel pole neid veel WMEE juhatusega kooskõlastatud) Alljärgnevad soovitused on mõeldud esitamiseks WMEE juhatusele, kes neile seejärel kontrollitud tegevustega vastab (WMEE juhatuse koosolekute tavapäraste protokollide kaudu, mitte siin). Oleks hea, kui WMEE saaks viidata neid soovitusi puudutavatele tõendusmaterjalidele, mille kaudu saaks jälgida, kas nad on ~~toonud~~organisatsiooni ~~kaasa~~poliitikat ~~mingeid~~mõjutanud ~~tagajärgi~~või ~~ja muutusi poliitikas~~muutnud, või on need hiljem juhatuse poolt mingile lühemaajalisele tegevusele tuginedes tagasi lükatud. ;S1 Suurendada tasustatud haldustoe osakaalu. :Eksisteerib ~~mitmesuguseid~~erinevaid võimalusi valitsusasutustelt grantide taotlemiseks, kuid need nõuavad märkimisväärseid ajalisi ressursse, milliseid vastavate oskuste või kogemusteta vabatahtlikel on raske püsivalt panustada. Oleks ehk mõistlik lisada järgmisele GAC ~~taotIusele~~taotlusele ettepanek lisarahade maksmiseks, et hankida selleks tasustatud tuge, enne kui kõik võimalused lõplikult mööda on lastud. :Juhatus on väga väike ning kuigi raamatupidamises kasutatakse mõningast välist tuge, võiks olla kasulik seda laiendada, nii et see hõlmaks ka rohkem dokumendihaldust, näiteks koosolekute seaduse järgi nõutavate protokollide kohest avaldamist ning abi igakuiste finants- ja tegevusaruannete järjepideval avaldamisel, et tagada tegevuse piisav läbipaistvus. ;S2 ~~Vaja oleks nõustamist~~Nõustamine vastutuskindlustuse osas. :Juhatuse liikmete vastutus ühingu rahaliste ja materiaalsete vahendite eest jääb kehtima veel mitmeks aastaks pärast juhatusest lahkumist. Hetkel näib see olevat piiramatu. Võimalik, et Eesti seadusandluse alusel on see MTÜ-de puhul normiks, kuid sellest hoolimata oleks mõistlik, kui selles vallas omataks juriidilisi nõuandeid ning mõeldaks sellele, kuidas WMF saaks aidata kaasa sellele, et tulevased grandid omaks professionaalset vastutuskaitset. Eriti oluline on see juhul, kui tulevikus soovitakse värvata palgalist personali, kuna olukorras, kus midagi valesti on läinud - näiteks juhul, kui WMEE vastu on esitatud kahjunõue - võib juhatuse võimu tasustatud personaliliikmele delegeerimise tähenduse osas kiiresti segadus tekkida. 157. rida: ;S5 Aruanded. :Kuigi organisatsiooni eelarve on väike, võiks ~~olla kasulik~~ ainult aastaaruande esitamise asemel olla kasulikum hakata nii finants- kui tegevusaruandeid ~~hakata~~ esitama kord kvartalis. Neile linkimine lehel <http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports> oleks globaalsele kogukonnale kinnituseks, et WMEE rakendab järjekindlalt oma parimaid praktikaid ning meie eesmärke läbipaistvuse ja avatuse osas. See võib suurendada administratiivkoormust (vt. S1), kuid kvartaliaruandeid oleks lihtne aastaaruande koostamise hõlbustamiseks ühte koondada. :Üheks võimaluseks oleks liikmetele mõeldud uudiskirja põhjal igakuiste kokkuvõtete avaldamine avalike e-kirjadena. Kui need saadetaks ühte Wikimedia avatud meililistidest, oleks nende arhiveeritud versioonidest abi ka organisatsiooni aruannete meta-lehekülje täiendamisel. Need ei pea olema ingliskeelsed. 167. rida: ;S7 Tulemuslikkuse aruanded. :Kuigi strateegia eksisteerib hetkel ainult visandina, tasuks ~~sealt~~sellest kasutusele mõned organisatsiooni missiooniga seonduvad tulemuslikkuse näitajad. Võrdlemisi lihtne oleks aastakoosoleku protsessi osana lisada aastaaruandele näiteks andmed toimunud sündmuste arvu ja külastatavuse kohta, mõju- ning liikmete rahulolu uuringute tulemused. Pikaajaliste trendidena (mitme kuu või aasta perspektiivis) esitatuna võib see märgatavalt hõlbustada hinnangu andmist sellele, kas toetatavad tegevused aitavad täita organisatsiooni eesmärke. ;S8 Lokulöömine. 211. rida: ;S1 Suurendada tasustatud haldustoe osakaalu. :''Eksisteerib ~~mitmesuguseid~~erinevaid võimalusi valitsusasutustelt grantide taotlemiseks, kuid need nõuavad märkimisväärseid ajalisi ressursse, milliseid vastavate oskuste või kogemusteta vabatahtlikel on raske püsivalt panustada. Oleks ehk mõistlik lisada järgmisele GAC ~~taotIusele~~taotlusele ettepanek lisarahade maksmiseks, et hankida selleks tasustatud tuge, enne kui kõik võimalused lõplikult mööda on lastud. :''Juhatus on väga väike ning kuigi raamatupidamises kasutatakse mõningast välist tuge, võiks olla kasulik seda laiendada, nii et see hõlmaks ka rohkem dokumendihaldust, näiteks koosolekute seaduse järgi nõutavate protokollide kohest avaldamist ning abi igakuiste finants- ja tegevusaruannete järjepideval avaldamisel, et tagada tegevuse piisav läbipaistvus. :'''Kommentaar''': Nõus. ~~Haruosakonna~~Haruorganisatsiooni juhtimise standardite ja heade tavade järgimiseks on meil sellele vaja kulutada rohkem aega ja energiat ning me ei suuda seda teha ainult juhatusse kuuluvate vabatahtlike abiga. Seetõttu kaalume me oma strateegias tegevuse professionaliseerumist. ;S2 ~~Vaja oleks nõustamist~~Nõustamine vastutuskindlustuse osas. :''Juhatuse liikmete vastutus ühingu rahaliste ja materiaalsete vahendite eest jääb kehtima veel mitmeks aastaks pärast juhatusest lahkumist. Hetkel näib see olevat piiramatu. Võimalik, et Eesti seadusandluse alusel on see MTÜ-de puhul normiks, kuid sellest hoolimata oleks mõistlik, kui selles vallas omataks juriidilisi nõuandeid ning mõeldaks sellele, kuidas WMF saaks aidata kaasa sellele, et tulevased grandid omaks professionaalset vastutuskaitset. Eriti oluline on see juhul, kui tulevikus soovitakse värvata palgalist personali, kuna olukorras, kus midagi valesti on läinud - näiteks juhul, kui WMEE vastu on esitatud kahjunõue - võib juhatuse võimu tasustatud personaliliikmele delegeerimise tähenduse osas kiiresti segadus tekkida. 237. rida: ;S5 Aruanded. :''Kuigi organisatsiooni eelarve on väike, võiks ~~olla kasulik~~ ainult aastaaruande esitamise asemel olla kasulikum hakata nii finants- kui tegevusaruandeid ~~hakata~~ esitama kord kvartalis. Neile linkimine lehel <http://meta.wikimedia.org/wiki/Reports> oleks globaalsele kogukonnale kinnituseks, et WMEE rakendab järjekindlalt oma parimaid praktikaid ning meie eesmärke läbipaistvuse ja avatuse osas. See võib suurendada administratiivkoormust (vt. S1), kuid kvartaliaruandeid oleks lihtne aastaaruande koostamise hõlbustamiseks ühte koondada. :''Üheks võimaluseks oleks liikmetele mõeldud uudiskirja põhjal igakuiste kokkuvõtete avaldamine avalike e-kirjadena. Kui need saadetaks ühte Wikimedia avatud meililistidest, oleks nende arhiveeritud versioonidest abi ka organisatsiooni aruannete meta-lehekülje täiendamisel. Need ei pea olema ingliskeelsed. :'''Kommentaar''': Kvartaliaruandeist oleks ~~kasu~~ ka meile endile kasu. Peame vaatama, millised ~~oleks~~võivad olla sellega seonduvad kulud. Aruandluse seisukohast, ent ka rahvusvahelise läbipaistvuse ning kommunikatsiooni huvides oleks parem, kui me kõik oma aruanded ka inglise keeles avaldaks. Peame kaaluma, kas sellele lisaks on veel midagi, mis (inglise keelest eesti keelde või vastupidi) tõlkimist vajaks ning hindama sellega seonduvaid kulusid. ;S6 Juhatuse võimete tasakaalustamine. 251. rida: ;S7 Tulemuslikkuse aruanded. :''Kuigi strateegia eksisteerib hetkel ainult visandina, tasuks ~~sealt~~sellest kasutusele mõned organisatsiooni missiooniga seonduvad tulemuslikkuse näitajad. Võrdlemisi lihtne oleks aastakoosoleku protsessi osana lisada aastaaruandele näiteks andmed toimunud sündmuste arvu ja külastatavuse kohta, mõju- ning liikmete rahulolu uuringute tulemused. Pikaajaliste trendidena (mitme kuu või aasta perspektiivis) esitatuna võib see märgatavalt hõlbustada hinnangu andmist sellele, kas toetatavad tegevused aitavad täita organisatsiooni eesmärke. :'''Kommentaar''': Jah, mõningaid tulemuslikkuse võtmenäitajaid oleks tõesti tarvis jälgida. See peaks tuginema nii teiste haruorganisatsioonide kui kohalike MTÜ-de kogemustel, kuna Wikimedia haruorganisatsiooni tegevuse tulemuslikkust on kerge segamini ajada kohaliku Wikimedia kogukonna omaga. Kuigi haruorganisatsiooni töö võib ja tõenäoliselt isegi peaks mõjutama kohaliku Vikipeedia artiklite arvu, ei ole nende seos otsene ning nende arvu (ega sarnaseid näitajaid) ei ole võimalik võtmenäitajana kasutada.

Daniel Charms