Erinevus lehekülje "Digitaalne dokumendihaldus" redaktsioonide vahel

P
resümee puudub
P
{{vikinda}}{{ToimetaAeg|kuu=august|aasta=2008}}
'''Digitaalne dokumendihaldus''' on infotehnoloogiliste ja organisatsiooniliste vahendite abil loodav asutuse asjaajamist toetav süsteem.
 
== Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused ==
== DIGITAALSE DOKUMENDIHALDUSE PÕHIKONTSEPTSIOONID JA VAJADUSED ==
=== Digitaaldokument ===
 
Paberkandjal [[dokument]]i käsitletakse ja hallatakse traditsiooniliselt kui füüsilist objekti, millel on silmaga nähtavad tunnused ja omadused. <ref>[http://www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele]</ref>.
 
Digitaaldokumendi füüsilised omadused on paberdokumendiga võrreldes teistsugused:
-* digitaaldokument ei ole inimese jaoks vahetult loetav;
-* dokumendi lugemiseks ja mõistmiseks on vaja arvutit ja tarkvara, mis esitavad andmekandjale salvestatud binaarses koodis sümbolid inimeselearusaadavateinimesele arusaadavate tähtedena;
-* digitaalse dokumendi sisu ei ole kinnistatud ühe andmekandja külge;
-* digitaaldokumenti on lihtne kopeerida ja ümber salvestada teisele andmekandjale ilma dokumenti või selle sisu muutmata;
-* dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset “väljanägemist” või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega leheküljel);
-* failivorming, milles dokument on salvestatud, seab dokumendi sõltuvusse tarkvarast, mis on võimeline seda failivormingut “avama” ja töötlema; tarkvara ja failivormingud aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav.
 
Just digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus – neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada – nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete ([[metaandmed|metaandmete]]) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis.
-digitaaldokument ei ole inimese jaoks vahetult loetav
 
-dokumendi lugemiseks ja mõistmiseks on vaja arvutit ja tarkvara, mis esitavad andmekandjale salvestatud binaarses koodis sümbolid inimeselearusaadavate tähtedena
 
-digitaalse dokumendi sisu ei ole kinnistatud ühe andmekandja külge
 
-digitaaldokumenti on lihtne kopeerida ja ümber salvestada teisele andmekandjale ilma dokumenti või selle sisu muutmata;
 
-dokumendi taasesitamine erineva tarkvara vahendusel võib muuta dokumendi visuaalset “väljanägemist” või isegi struktuuri; dokumendi enda füüsiline struktuur on rohkem seotud digitaaldokumendi loomiseks kasutatud tarkvara ja failivorminguga kui ekraanil nähtava pildiga (nt. tekstiosade paigutusega leheküljel);
 
-failivorming, milles dokument on salvestatud, seab dokumendi sõltuvusse tarkvarast, mis on võimeline seda failivormingut “avama” ja töötlema; tarkvara ja failivormingud aga arenevad kiiresti ning võivad kasutusest kaduda, mistõttu dokumendi kasutatavana säilitamine pikema aja jooksul võib tähendada dokumendi ümber konverteerimise vajadust mõnda teise failivormingusse, mis antud ajahetkel on lihtsamalt kasutatav.
 
Just digitaaldokumendi sõltuvus riist- ja tarkvarast, mis lihtsustab dokumentide loomist, vahetamist ja kasutamist, on omadus, mis seab uusi nõudmisi dokumendihaldusele. Kui paberdokumendi puhul tähendab dokumendi säilimine eelkõige selle füüsiliste omaduste püsimist, siis elektroonilises keskkonnas on dokumendi füüsilise struktuuri tähtsus väiksem ja palju olulisem on säilitada kontroll dokumendi sisu ja struktuuri üle. Digitaaldokumentide dünaamilisus – neid on lihtne kopeerida, muuta (ka märkamatult või automaatselt) ja kustutada – nõuab täiendavaid protseduurilisi kontrollimehhanisme, et tagada dokumentide autentsuse, tervikluse ja usaldusväärsuse säilimine läbi terve dokumendi elukäigu. See omakorda eeldab iga dokumendi kohta kirjeldavate andmete (metaandmete) salvestamist ja haldamist dokumendisüsteemis.
 
=== Digitaalse dokumendihalduse põhikontseptsioonid ja vajadused ===
Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt asutusele ja sealt edasi arhiivile). Dokumendi elukäigu etappe on jaotatud kahe faasi vahel: nn. asjaajamise faas, kuhu mahub dokumendi loomine ja aktiivne kasutamine; ning nn. arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas, kus väärtust omavad dokumendid (arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul. Selline faaside eristamine lähtub eelkõige dokumentide haldamise eest vastutuse jaotumisest asjaajamisteenistuse ja arhiiviteenistuse vahel. Digitaalses dokumendihalduses on see vahe kadumas ja digitaaldokumendi eriomaduste tõttu tuleb dokumendi elukäiku hallata kui tervikut, kuna dokumendi säilitamine on otseselt seotud dokumendi loomisel tehtud otsustustega (nt. dokumendi failivorming). Digitaalne dokumendihaldus peab tagama, et dokumendi olulised omadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklus) oleksid kontrollitud ja kaitstud kõigil dokumendi elukäigu etappidel. Dokumendi elukäigu kui tervikliku ja järjepideva protsessi haldamist kontrollitakse reeglina vastavalt asutuse või ettevõtte asjaajamiskorraga seatud reeglitele ja selle teostamiseks rakendatakse dokumendisüsteemi.
 
== Digitaalse dokumendihalduse vajadused ==
== DIGITAALSE DOKUMENDIHALDUSE VAJADUSED ==
=== Dokumentide loomine ja saamine ===
 
Kui asutuses jäädvustatakse informatsioon taasesitatavas vormis, on sellega loodud dokument ja seda tuleb hakata haldama ka dokumendi ülejäänud elukäigu etappidel. Paberasjaajamise puhul on teabe jäädvustamine alati kasutaja poolt algatatud ja läbi viidud toiming ning tulemuseks on selgepiiriline füüsiline objekt. Digitaaldokumentide loomiseks kasutatakse mitut tarkvararakendust ning mõnel juhul võib dokumendi loojaks olla arvutiprogramm, mis etteantud käskude alusel salvestab nt. mingi informatsiooni infosüsteemist eraldi failina. Integreeritud infosüsteemides peab info jäädvustamine dokumendina ning dokumendi edasise haldamise kontroll olema fikseeritud funktsionaalsusnõuetega juba süsteemi väljatöötamise käigus. Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt:
 
Dokumendisüsteemid ei ole seni laialt kasutusel dokumentide loomiseks, vaid pakuvad liideseid ja mooduleid, et integreerida asutuses dokumentide loomiseks kasutatud tarkvara. Selle asemel, et süsteemi sisse ehitada kogu funktsionaalsus, mida pakuvad spetsialiseeritud infosüsteemid ja rakendustarkvara, võimaldavad dokumendisüsteemid hõlmata dokumente paljudest erinevatest dokumendiloome rakendustest. Need dokumendisüsteemid, mis võimaldavad digitaalseid dokumentide koostada ja luua, peaksid kindlasti suutma kontrollida vähemalt: dokumentide vormi, dokumentide failivorminguid ja dokumentide metaandmeid.
-dokumentide vormi;
 
-dokumentide failivorminguid;
 
-dokumentide metaandmeid.
 
Ka väljastpoolt asutusele saadetud dokumentide saamine on osa asutuse dokumendivoost ja allub samadele reeglitele, kui asutuses loodud dokumentide haldamine.
=== Registreerimine ===
 
[[Registreerimine]] on vaadeldav eraldi dokumendi elukäigu etapina, kus dokument läheb formaalse registreerimise kaudu asutuse dokumendisüsteemi kontrolli alla. Registreerimine on protsess, millega digitaaldokument hõlmatakse dokumendisüsteemi ja identifitseeritakse selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis. Registreerimisega:
 
-luuakse tõestus dokumendi olemasolust ja hõlmamisest dokumendisüsteemi;
 
-jäädvustatakse teave dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri kohta (metaandmed);
 
Registreerimisega:
-seostatakse dokument teiste dokumentidega (s.o. liigitusskeemiga).
-* luuakse tõestus dokumendi olemasolust ja hõlmamisest dokumendisüsteemi;
-* jäädvustatakse teave dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri kohta (metaandmed);
-* seostatakse dokument teiste dokumentidega (s.o. liigitusskeemiga).
 
Dokument läheb registreerimisega süsteemi üksikkasutaja või töörühma kasutuspiirkonnast asutuse ametlikku tööpiirkonda, muutudes osaks asutuse arhiivist. Kuna registreerimisel on tähtis koht asutuste asjaajamise auditeeritavuse ja kontrollitavuse tagamisel, nähakse registreerimine või isegi dokumendi kohta registreeritavad andmed sageli ette õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorraga. Elektroonilistes dokumendisüsteemides on dokumentide registreerimist võimalik kas täielikult või osaliselt automatiseerida, tuvastades vajalikud metaandmed dokumendist, selle loonud tarkvararakendusest või infosüsteemist. Digitaaldokumendi registreerimine dokumendisüsteemis kujutab endast sisuliselt dokumendisüsteemi ja rakendustarkvara (nt. kontoritarkvara paketid, e-posti programmid, jne) vaheliste liideste haldamist. Praktikas tähendab digitaaldokumendi registreerimine dokumenti kirjeldava informatsiooni (metaandmete) jäädvustamist dokumendisüsteemis. Asjaajamine digitaalsete dokumentidega on toonud kaasa muutuse dokumentide loomise ja saatmise kultuuris: keskse kantselei või asjaajamistalituse asemel vormistavad ja saadavad ning võtavad dokumente vastu kõigis asutuse struktuuriüksustes töötajad ise. Arenenud on ka dokumentide registreerimise vahendid ja ühtse dokumendisüsteemi kasutamine võimaldab dokumente registreerida või registreerimisele suunata paljudel töötajatel. Kuigi otsene vajadus keskse kantselei või sissetulevate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimise eest vastutava osakonna või töötaja järele on kadumas, ei kao vajadus määratleda dokumentide registreerimisereegleid. Digitaalne dokumendisüsteem peab olema paindlik ja seadistatav, et rahuldada konkreetse asutusevajadusi dokumendiringluse korraldamisel. Indekseerimine on dokumentidele otsiterminite andmine. Indeksitermin võib olla kasutaja poolt vabalt valitud, kuid reeglina on otsiterminid normaliseeritud kas asutuse enese koostatud või mõne laiemalttunnustatud loeteluna. Indeksitermin võib olla nii sõnaline kui numbriline. Eesti asjaajamistraditsioonis kasutatakse indeksina peamiselt vaid numbrilist koodi, mis põhineb liigitusskeemil. Indeksiterminid lisanduvad dokumendi metaandmetele.