Dokumendivahetuskeskus

Dokumendivahetuskeskus (edaspidi DVK) on Eestis riigi poolt hallatavate erinevatele dokumendihaldussüsteemidele (edaspidi DHS) ning teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele ühine infosüsteem. DVK arendamine algas 2005. aastal projekti Riigiportaal etapi "Dokumendihaldussüsteemide arendus" raames. DVK arendustööd teevad koostöös Riigikantselei ja Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi RIA).

Eesmärk

DVK peamine eesmärk on pakkuda keskset dokumendivahetusteenust. Eesmärgiks on digitaalsete dokumentide vahetamine läbi X-tee dokumendivahetuskeskuse, mis loob eeldused paberdokumentidest loobumiseks. DVK toimimine tõstab asutuse efektiivsust, võimaldab loobuda paberdokumentide vahetusest, loob eelduse e-teenuste arendamiseks ning kiirendab riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste üleminekut digitaalsele asjaajamisele. DVK tagab hajutatult paiknevate infosüsteemide suhtlemise X-tee vahendusel, dokumentide lühi- ja pikaajalise säilitamise, dokumentide menetlemist toetavate ja lihtsustavate teenuste pakkumise ning dokumentide varundamise.

Teenused

DVK teenused on järgmised:

• dokumentide logistika, mille teenused dokumendi üleslaadimine, üleandmine, allalaadimine, kustutamine ning sidussüsteemile edastamine
• DVK sisesed teenused dokumentidega
• menetlusteenused
• päringud ja teavitamisteenused
• dokumendihaldusfunktsioonid
• haldustoimingud süsteemis

Võimalused

DVK-le on omased mitmed funktsioonid ning omadused, mis on mõeldud antud süsteemi tõhusamaks toimimiseks:

• kausta lisamine teise kausta alamkaustaks
• dokumendi lisamine ning eemaldamine kaustast
• kaustade allalaadimine koos alamkaustadega ja dokumentidega või nende metaandmetega
• dokumentide esitus peab olema XML-põhine
• dokumentide ja kaustadega seotud tegevusi peab saama logida
• metaandmeid tekitatakse lähtuvalt dokumendi sisust
• kõik dokumendid peavad olema seotud isiku, ametikoha või asutusega
• süsteemi saab lisada ja muuta kasutajagruppe
• dokumendile peab olema võimalus lisada teavet juurdepääsuõiguste kohta teabe valdajast erinevate isikute, ametikohtade ja asutuste esindajate suhtes
• dokumendi või dokumentide loetelu import ja eksport XML-vormingus
• peab olema kasutaja ja asutustepõhiste mahupiirangute rakendamise, jälgimise ja haldamise võimalus.

DVK-s on võimalik sooritada päringuid:

• dokumendi menetluskäigu ja staatuste kohta
• dokumentide ja kaustade loetelu moodustamise kohta etteantud kriteeriumite alusel.

Dokumendirepositoorium

Dokumendirepositooriumiks nimetatakse infosüsteemi, mis on DHS-iga liidestatav X-tee kaudu ning selle eesmärgiks on dokumentide:

• säilitamine
• muutmine
• vahendamine
• logistika
• arhiveerimine

DVK peab toetama X-tee teenustena järgmisi igapäevaseid toiminguid dokumentidega:

• dokumendi või manuse lisamine
• kustutamine
• digitaalne allkirjastamine ning allkirja õiguse kontrollimine
• üleandmine DVK siseselt
• arhiveerimine
• kopeerimine
• alla- ja üleslaadimine
• dokumendi muutmine
• metaandmete muutmine
• otsimine
• krüpteerimine
• dokumendi edastamine sidussüsteemile või edastamine e-kirjaga X-tee päringu vahendusel.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele

Selleks, et asutuste vaheline koostöö läbi DVK sujuks, peavad asutused, eelkõige riigiasutused ja kohalikud omavalitsused, üle minema elektroonilisele dokumendihaldusele. Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku juurutamine hõlmab järgmisi etappe:

• asjaajamise kohandamine elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks
• uue süsteemi määratlemine ning ülemineku ettevalmistamine
• süsteemi hange
• süsteemi juurutamine
• süsteemi kasutamine ja edasi arendamine.

Selleks, et riigiasutuses oleks tõhus elektrooniline dokumendihaldus, tuleks muretseda ka DHS-tarkvara, mis peab aitama dokumente hallata, olema turvaline ning vastama seadusandlusele. Nõuded riigiasutuste DHS-le on kirjas:

• MoReg nõuetes
• Õigusaktides (Avaliku teabe seadus, Arhiiviseadus, Digitaalallkirja seadus, Asjaajamiskorra ühtsed alused, Arhiivieeskiri)
• Nõuded dokumendihaldussüsteemi funktsionaalsusele; Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend.

Liitumine

DVK-ga liitumiseks peab asutus kontrollima, kas kasutataval DHS-i versioonil on olemas liides, mis võimaldaks antud süsteemiga liitumist. Ühtlasi tuleks asutusel liituda X-teega, milleks tuleb esitada taotlus RIA-le. Et asutuses DVK-ga töötamine oleks turvaline, tuleb paigaldada turvaserver. Kui eelpool kirjeldatu on asutuses täidetud, tuleb asutusel RIA-lt taotleda DVK teenuste avamist.

Liitujad

Kohustus minna üle automaatsele digitaalsele dokumendivahetusele dokumendihaldussüsteemide vahel:

• ministeeriumid alates 1. jaanuarist 2007
• ministeeriumide valitsemisala asutused, maavalitsused alates 1. jaanuarist 2008
• ametid ja inspektsioonid alates 5. maist 2008
• teised asutused vastavalt vajadusele

Dokumendihaldussüsteemid

Dokumendihaldussüsteemid, millel on olemas DVK spetsifikatsioonile vastav liides:

• DocLogix
• Delta
• Amphora
• LiveLink
• PostiPoiss
• SharePoint DHS
• GoPro
• Kodanikuportaal → Riigiportaal
• WebDesktop
• UCM

Välislingid

• Riigikantselei
• Dokumendivahetuskeskus (DVK) – Riigi Infosüsteemi Amet